Conhecer os erros ao realizar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é importante, tendo em vista que, apesar de ser uma tarefa simples, pode gerar muitas dúvidas entre os empresários. Ao entender os principais pontos de atenção e cuidados a serem tomados, é possível evitar diversos problemas, como irregularidade perante a lei, falta de pagamento de tributos suficientes, disputas com órgãos reguladores, impactos na reputação da empresa no mercado, entre outras perdas.

Pensando nisso, criamos este conteúdo para apresentar alguns dos maiores erros de faturamento, para que você possa evitá-los. Confira!

Principais problemas na emissão de NFe

Um dos problemas mais normais para empresas que ainda não dispõem de softwares para realizar a emissão de NFe, é o de ficar dependentes de pessoas para realizar todo esse procedimento de forma manual.

1- Emissão incorreta de dados 

A correria do dia a dia muitas vezes é responsável pelo erro mais comum na produção de NFe, que só pode ser resolvido com mais organização e cautela: o acúmulo de dados. Como a empresa depende das informações de seus clientes para emitir a NFe corretamente, é importante manter o cadastro atualizado junto ao CNPJ, endereços e contatos para não causar nenhum tipo de transtorno na consulta ou emissão de notas.

Lembre-se também que sua empresa pode ser penalizada se você não enviar NFe ao cliente. Portanto, ter um e-mail atualizado é importante para garantir que ele receba um arquivo XML válido e, assim, comprove a segurança da venda.

2- Não foi possível encontrar a nota fiscal oficial

Quando falamos de documentos oficiais, é importante entender a diferença entre DANFE e XML e, assim, saber exatamente onde encontrar a nota fiscal quando necessário. O DANFE é um Documento Complementar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, uma versão simplificada da nota fiscal, amplamente utilizada no transporte de mercadorias, mas sem validade jurídica.

O que a NFe realmente representa, é o próprio documento fiscal, um arquivo XML, que deve ser guardado por um período de cinco anos. Não foi possível encontrar a nota, apenas DANFE? Isso pode significar grandes problemas para sua empresa.

3 – Serviços distintos prestados

Algumas empresas oferecem mais de um tipo de serviço. Portanto, é necessário adaptar cada documento de acordo com a tarefa realizada e seu código. Como mencionado acima, este é um processo que requer atenção para identificar corretamente o serviço, pois as alíquotas podem ser diferentes para cada serviço.

4 – Falta do uso da RPS

O Recibo Provisório de Serviço viabiliza a entrega da nota fiscal ao cliente em caso de circunstâncias imprevistas, como falha de energia ou internet. Assim, o destinatário do serviço não precisa esperar a criação do NFS-e. No entanto, alguns municípios não permitem o uso de RPS e outros decidem utilizar seu próprio modelo municipal, atrapalhando processos e causando perda de tempo.

5 – Erro 508: nota rejeitada

A nota também pode ser rejeitada se o emissor preencher diretamente o Cadastro Nacional de Empresas Jurídicas (CNPJ) de forma incorreta. Se o número estiver vazio ou se aplicar apenas a operações realizadas fora do país, o erro 508 pode aparecer na tela. Nesses casos, apenas a alteração do CNPJ válido pode concluir a emissão da nota.

6 – Cancelamento

Em casos em que ocorra o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica, existe um prazo de 24 horas para solicitar o cancelamento. Com a aprovação da nota, a NFe pode ser cancelada, caso a venda não tenha sido enviada.