Quando falamos de gestão financeira, não existe situação pior para um gestor desse setor do que a falta de controle sobre a gestão das despesas do negócio. Nesse cenário, todos os departamentos gastam como bem entendem, sem orçamento fixo e sem orientação direta do departamento financeiro. Ter uma estrutura de gastos distribuída não é algo coisa ruim. Na verdade, está correto. O problema é “sem controle”.

Isso acaba quando a empresa passa por um período ruim e é necessário cortar custos e redundâncias. O modo central do departamento financeiro começa a funcionar e os processos ficam travados – para qualquer despesa, é necessário abrir um pedido com o líder local, que então confirma os gastos com o departamento financeiro.

Mas como gerenciar as despesas do negócio de forma descentralizada e ao mesmo tempo proporcionar flexibilidade e controle financeiro? Confira abaixo 3 dicas que podem ser aplicadas na sua empresa e ajudarão sua equipe financeira a ser mais eficiente.

Mapeamento de processos

Nesta primeira dica, comece pelo básico e busque melhorias ao longo do tempo. Entenda como a empresa opera e quais são as restrições. Uma dica é começar com um extrato bancário e extratos de cartão de crédito. Se os custos não foram discriminados ou discriminados por centro de custo, este é um bom momento para começar.

Converse com o líder de cada área para entender onde o fluxo pode ser melhorado e como o departamento financeiro pode ajudar. Lembre-se sempre: a equipe financeira deve ser vista como a melhor amiga em cada área, não como uma “vilã”.

Estabeleça um orçamento

Se a empresa ainda não tem um orçamento, também é uma ótima oportunidade para ter um. Avise seus sócios e diretores que esse tipo de planejamento é importante para que todos tenham visibilidade do negócio. Entenda também como são feitos os gastos com cartão de visita e se há cobranças ocultas ou duplicadas. Geralmente, um cartão de crédito é um verdadeiro buraco negro.

Crie um documento com restrições mapeadas e fluxo sugerido e apresente para a gestão da empresa e busque o envolvimento de todos. Então, tente fazer tudo sugerido e discutido.

Utilize cartões corporativos com limite de gastos

A segunda dica é usar os cartões corporativos corretamente. Ou seja, o cartão deve ser uma ferramenta que possibilite a flexibilidade da empresa como um todo e seja controlado pelo departamento financeiro. Sabe aquele cartão que a empresa toda usa e ninguém sabe quem usa? Esqueça.

Use cartões de visita que ofereçam recursos como limites de gastos mensais e vários cartões virtuais, que podem ser nomeados e permitem o detalhamento dos gastos por centro de custo ou local.

Um bom exemplo é ter um cartão para usar no tráfego pago e outro para pagar o software que cobra mensalidades. Se algo acontecer, você pode bloquear imediatamente o cartão ou cancelá-lo e criar outro. Os grandes benefícios do uso de cartões são o controle orçamentário, a visibilidade de custos e a possibilidade de segmentação e maior flexibilidade. Em outras palavras, as finanças não são mais uma barreira para se tornar um parceiro departamental.

Tenha uma política de gastos

Agora que você tem todos os procedimentos mapeados e o orçamento pronto, é hora de transformar isso em uma política de custos e despesas. Esta política é um documento que define as regras de como o dinheiro pode ser usado. Ter um conjunto de regras ajudará sua empresa a gastar dinheiro com qualidade e evitar desperdícios e deixar claro em todas as áreas quais tipos de despesas podem ou não ser reembolsadas, por exemplo.

Alguns exemplos:

1-Se sua empresa tem funcionários que precisam sempre se deslocar, explique o valor diário para alimentação e outras despesas (transporte, lavanderia, etc.) – e como essas despesas serão pagas (por cartão pré-pago, adiantado ou depósito na conta na devolução);

2 – Caso os colaboradores utilizem viatura própria para ir trabalhar, deve ser definido o custo por quilómetro e outros custos como estacionamento e manutenção;

3-Em empresas de tecnologia, é comum que a equipe de desenvolvimento de produtos sempre precise contratar softwares – é possível definir o orçamento mensal e quem pode contratar.

Com essas dicas você vai melhorar a gestão de custos da sua empresa e deixar os processos mais organizados!