Você sabia que a régua de cobrança pode reduzir a inadimplência do seu negócio?

Vale lembrar que, o Brasil tem hoje 71 milhões de pessoas em situação de inadimplência. E essa condição pode comprometer o fluxo de caixa e afetar a saúde financeira da sua empresa. Mas como controlar isso de forma eficiente? A resposta pode estar na régua de cobrança.

Neste artigo, veja o conceito de régua de cobrança, como ela pode ser usada no seu negócio e quais estratégias você pode aplicar para reduzir a inadimplência de uma forma inteligente e humanizada. Vamos começar?

O que é régua de cobrança?

Antes de vermos como a régua de cobrança pode reduzir a inadimplência da sua empresa, saiba que as empresas utilizam essa ferramenta estratégica para organizar e estruturar os processos de cobrança de seus clientes inadimplentes.

De forma simples, podemos dizer que ela funciona como um “cronograma” de ações que orienta o que fazer de acordo com o tempo de atraso do pagamento.

Imagine que um cliente comprou algo de sua empresa e não pagou na data combinada. A régua de cobrança, então, define o passo a passo que sua equipe deve seguir para entrar em contato com esse cliente, de forma escalonada e planejada, até que o pagamento se regularize.

E essa “escala” de contatos pode incluir:

• Primeiro contato: Normalmente realizado logo após o vencimento, de forma amigável, apenas para lembrar o cliente sobre a dívida.
• Segundo contato: Se o cliente não realizar o pagamento após o primeiro aviso, faça um segundo contato, talvez com um tom mais assertivo, mas sempre mantendo o respeito.
• Contato mais firme: Caso o débito permaneça em aberto, intensifique os contatos de forma mais formal, incluindo informações sobre as consequências da inadimplência, como juros, multas e negativação do nome.
• Última tentativa: Em casos extremos, pode-se utilizar medidas mais drásticas, como a negociação para recuperação do crédito ou o encaminhamento do cliente para serviços de cobrança externa.

A grande sacada dessa ferramenta é justamente essa: ter um plano claro e bem estruturado para que cada situação de inadimplência seja tratada da maneira mais eficiente possível.

Então, a ideia é criar um processo que não sobrecarregue sua equipe nem agrida o cliente, mas que seja eficiente o suficiente para garantir a quitação da dívida e manter os relacionamentos.

Como disse Ricardo Costa, CEO de um grupo de empresas, uma cobrança bem feita não é aquela que apenas exige pagamento, mas aquela que constrói um relacionamento transparente com o cliente.

Por que usar a régua de cobrança no seu negócio?

Você já percebeu como um processo de cobrança bem estruturado pode trazer mais benefícios do que um simples “lembrete de pagamento”?

Isso ocorre porque a régua de cobrança não se limita a ser uma ferramenta de cobrança, ela é também uma forma de educação financeira para seus clientes, ajudando-os a lembrar de suas responsabilidades sem ser agressivo.

Veja algumas razões para você implementar essa ferramenta de cobrança no seu negócio:

1. Organização do Fluxo de Cobrança

Ao adotar a régua de cobrança, você traz organização para a gestão das dívidas. Não importa se você tem poucos ou muitos clientes, com a régua de cobrança, o processo fica padronizado.

Você sabe exatamente quando e como agir em cada situação. Isso reduz a chance de esquecer um cliente ou de não ter o devido acompanhamento de uma dívida.

2. Redução da Inadimplência

Ter um processo claro de cobranças, com prazos e etapas bem definidos, aumenta as chances de reduzir a inadimplência. O cliente, ao ser lembrado regularmente de suas pendências, tem mais chances de regularizar sua situação, pois está mais consciente da dívida.

3. Melhoria do Relacionamento com o Cliente

Da mesma forma, um dos maiores erros cometidos em cobranças mal feitas é a agressividade. Ao utilizar uma régua de cobrança, você cria uma abordagem mais humanizada e gradual, o que pode preservar o relacionamento com o cliente, mesmo em momentos de dificuldades financeiras.

4. Acompanhamento de Resultados

Com a régua de cobrança, é possível acompanhar de forma mais precisa a efetividade dos seus esforços. Você consegue visualizar quais clientes estão respondendo às cobranças, quais ações têm sido mais eficazes e onde pode melhorar.

5. Menor Stress para o Empresário

Sabemos que lidar com inadimplência é estressante, e a falta de um planejamento adequado só aumenta esse estresse. A régua de cobrança ajuda a aliviar a pressão, pois, ao seguir o processo de forma estruturada, você evita a sensação de estar “perdido” ou desorganizado.

Como bem coloca Galvão & Silva, especialista em cobrança e recuperação de crédito, quando se cria uma rotina de cobrança inteligente, o risco de perder o cliente por causa de uma dívida reduz drasticamente. E é necessário ter uma estratégia de prevenção e riscos e inadimplência para os negócios.

E perceba que a gestão de cobrança não precisa ser um bicho de sete cabeças, ela pode ser uma ferramenta de relacionamento, desde que feita da maneira certa!

Como usar a régua de cobrança para reduzir a inadimplência?

Agora que você já sabe o que é a régua de cobrança e por que ela é importante, vamos falar sobre como você pode usá-la para reduzir a inadimplência:

1. Conheça Seu Cliente e Adapte a Cobrança

A primeira coisa que você precisa saber é: cada cliente é único. Então, ao aplicar sua régua de cobrança, procure personalizar as mensagens conforme o perfil do cliente.

A forma de se comunicar com um cliente de longo prazo, que tem um bom histórico com sua empresa, deve ser diferente de como você se comunica com um novo cliente que já está com o pagamento atrasado.

Por exemplo, um cliente fiel pode ser lembrado com um tom mais amigável e cordial, enquanto um cliente que frequentemente atrasa os pagamentos pode exigir um tom mais firme e com informações claras sobre as consequências.

2. Seja Proativo nas Primeiras Etapas

A chave para evitar que um débito se prolongue por muito tempo é ser proativo desde o início. Logo, depois do vencimento da fatura, envie um lembrete amigável, talvez até com um pequeno desconto se o pagamento for feito em um curto prazo.

A ideia aqui é evitar que o cliente “esqueça” de pagar, ou que o valor fique muito alto e ele perca a capacidade de saldar a dívida.

3. Use Ferramentas de Automação

A automação também é uma ótima aliada quando se fala em régua de cobrança. Hoje em dia, existem diversos sistemas que permitem automatizar o envio de e-mails, mensagens de texto ou até ligações para o cliente.

Isso permite que você realize os contatos de maneira eficiente e sem sobrecarregar sua equipe. O processo automatizado também garante que os prazos sejam seguidos à risca.

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4. Ofereça Condições de Pagamento

Em algumas situações, os clientes não pagam simplesmente porque não têm o valor total disponível no momento. Para evitar que a inadimplência se prolongue, ofereça alternativas de pagamento, como parcelamentos ou descontos para quitação à vista.

5. Seja Consistente e Não Desista

Uma das maiores dificuldades dos empresários é não desistir cedo demais.

Saiba que a cobrança eficaz exige persistência e consistência. Se você não obtiver sucesso na primeira tentativa, continue seguindo sua régua de cobrança e seja firme, mas sempre mantendo o respeito.

6. Ofereça Alternativas de Recuperação de Crédito

Quando a inadimplência chega a um nível crítico, você pode considerar a recuperação de crédito, oferecendo aos clientes em débito um programa que facilite o pagamento.

O que pode incluir renegociar os termos da dívida ou até mesmo trabalhar com empresas especializadas em recuperação de crédito para mediar as negociações.

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O que é recuperação de crédito e qual sua importância?

Agora, que vimos como a régua de cobrança pode reduzir a inadimplência, saiba que a recuperação de crédito é o processo pelo qual uma empresa tenta recuperar valores que não foram pagos.

Ou seja, trata-se de tentar reaver o dinheiro de clientes que estão inadimplentes e com dificuldades em pagar suas dívidas.

É um processo extremamente importante, porque a inadimplência pode se tornar uma bola de neve. Quanto mais o cliente demora para pagar, mais difíceis as negociações podem se tornar.

A recuperação de crédito envolve negociar de forma estratégica e, muitas vezes, contar com a ajuda de empresas especializadas ou advogados para buscar uma solução viável para ambas as partes.

Veja sobre a importância de fazer a recuperação de crédito:

• Preservação do Fluxo de Caixa: Mantém o fluxo de caixa saudável e permite que sua empresa continue funcionando sem sobressaltos.
• Manutenção do Relacionamento com o Cliente: Embora a recuperação de crédito possa parecer um processo rígido, ela também é uma oportunidade de renegociar e manter o cliente na carteira.
• Redução de Perdas Financeiras: Ao buscar uma solução para o crédito, sua empresa tem a chance de minimizar as perdas e até mesmo reverter a inadimplência.

Estratégias que funcionam para recuperação de crédito

Para ser eficaz na recuperação de crédito, algumas estratégias podem ser aplicadas, veja:

Negociação Direta

Antes de recorrer a métodos mais drásticos, como a negativação ou a cobrança judicial, tente negociar diretamente com o cliente. Muitos clientes desejam pagar, mas não têm condições de quitar a dívida total de imediato.

Oferecer parcelamentos ou prazos mais flexíveis pode ser uma excelente forma de recuperar o crédito.

Uso de Empresas Especializadas

Se a dívida for muito grande ou o cliente estiver irredutível, você pode recorrer a empresas especializadas em recuperação de crédito. Elas sabem exatamente como lidar com situações complexas e possuem ferramentas que aumentam as chances de sucesso.

Consideração de Descontos e Facilidades

Uma estratégia eficaz pode ser oferecer descontos para quitação imediata ou condições facilitadas de pagamento. Muitas vezes, um desconto de 10% a 20% pode ser o incentivo necessário para que o cliente decida pagar logo.

Acionamento Judicial (se necessário)

Como último recurso, você pode acionar judicialmente o cliente. No entanto, esse processo pode ser demorado e custoso, então deve ser considerado apenas quando outras opções não derem certo.

Por que sua empresa precisa reduzir a inadimplência?

Como vimos, a inadimplência é um dos maiores desafios enfrentados por empresas de todos os tamanhos.

Ela impacta diretamente no fluxo de caixa, compromete a sustentabilidade financeira e pode até afetar o relacionamento com os clientes. Portanto, reduzir esse fator não é apenas uma questão de melhorar o caixa, mas também de garantir a continuidade do negócio.

Primeiramente, quando um cliente não paga no prazo, sua empresa deixa de receber recursos essenciais para o pagamento de fornecedores, funcionários e demais custos operacionais.

Sem um fluxo de caixa adequado, a empresa se vê impossibilitada de investir em novas oportunidades ou até mesmo de honrar com suas próprias obrigações, o que pode comprometer sua credibilidade no mercado.

Outros pontos importantes, veja:

• A inadimplência recorrente pode prejudicar a gestão de relacionamento com os clientes. Um bom relacionamento com o cliente é um ativo precioso, e quando as cobranças não são feitas de maneira eficaz, a relação pode ser desgastada.
• Por outro lado, se a empresa adota uma postura proativa e educa seus clientes sobre a importância de honrar compromissos financeiros, isso pode contribuir para uma experiência mais positiva, aumentando a fidelização e até mesmo a confiança no negócio.
• Outro ponto crucial é que a inadimplência pode gerar custos extras com processos de cobrança. Muitas empresas acabam recorrendo a escritórios de cobrança ou medidas mais drásticas, como o protesto de títulos, que envolvem custos e podem afetar a imagem da empresa.

Então, se a inadimplência não for tratada com seriedade desde o início, esses custos adicionais podem corroer ainda mais a margem de lucro.

Essa condição em nível excessivo pode afetar o acesso da sua empresa ao crédito. Instituições financeiras tendem a observar o histórico de inadimplência de uma empresa ao conceder empréstimos ou financiamentos.

Portanto, manter um bom controle sobre as contas a receber e buscar formas de minimizar os atrasos no pagamento é essencial para manter a organização e saúde financeira e garantir a flexibilidade necessária para investimentos futuros.

Em resumo, reduzir a inadimplência é fundamental para garantir a estabilidade financeira da sua empresa, melhorar a relação com os clientes e minimizar custos operacionais

Melhores dicas para se comunicar com o cliente durante as cobranças

Quando se trata de cobranças, a forma como você se comunica com o cliente é crucial para garantir que o pagamento seja feito de forma eficiente e reter o cliente, sem prejudicar o relacionamento.

A cobrança não precisa ser um processo agressivo ou desconfortável; ao contrário, pode ser uma oportunidade de estreitar os laços com o cliente, desde que feita de forma estratégica e respeitosa.

Veja algumas dicas para se relacionar de forma eficaz com seus clientes durante as cobranças:

1. Seja Proativo e Claro

Envie lembretes antes e após o vencimento da fatura. Muitas vezes, os clientes simplesmente esquecem ou têm dificuldades momentâneas para pagar. Um lembrete amigável, com a data de vencimento e o valor devido, pode ajudar a evitar que a dívida se prolongue.

2. Adote um Tom Amigável, mas Firme

Embora seja importante manter o tom amigável e educado, também é essencial ser firme na comunicação.

Deixe claro que você espera o pagamento, mas sem parecer rude ou impessoal. Um tom respeitoso, mas assertivo, pode incentivar o cliente a regularizar sua situação sem gerar desconforto.

3. Ofereça Alternativas

Se o cliente está com dificuldades para pagar, ofereça alternativas de pagamento, como parcelamentos ou descontos para quitação antecipada. Isso demonstra que você está disposto a colaborar e buscar soluções para que o cliente não fique com a dívida pendente.

4. Escute e Mostre Empatia

Escute as dificuldades do cliente. Muitas vezes, ele está enfrentando problemas financeiros temporários. Ao demonstrar empatia, você cria um relacionamento de confiança, o que pode resultar em um cliente mais fiel e menos propenso a se tornar inadimplente no futuro.

5. Mantenha um Registro Detalhado

Enfim, guarde todos os registros de comunicação com o cliente. Isso pode ser útil para evitar mal-entendidos e também para ações futuras, caso a dívida não seja quitada.

 

Conclusão

Finalmente, a régua de cobrança não é apenas uma ferramenta operacional para aumentar a eficiência das cobranças – ela é também uma forma de humanizar a interação com o cliente, criando uma comunicação clara e eficiente que respeita o cliente, mas também protege a saúde financeira da sua empresa.

Se você precisa de agilidade e segurança nos meios de cobrança, conte com nossa empresa que entende suas necessidades!

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