A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar o processo de cobrança e recuperação de crédito. Mas, você já se sentiu perdido ao tentar cobrar um cliente? Sem dúvida, isso pode ser um dos maiores desafios para qualquer empresa.
Muitas vezes, o processo é feito de forma desorganizada, o que, consequentemente, resulta em perdas financeiras e até no enfraquecimento do relacionamento com o cliente, além de causar impactos negativos para o negócio. No entanto, e se existisse uma maneira mais eficiente de fazer isso? É aí que entra a régua de cobrança.
Portanto, veja aqui do que se trata, como ela funciona, quais benefícios ela pode trazer para o seu negócio e, por fim, como montar a melhor régua de cobrança para o seu caso. Vamos conferir!
O que é régua de cobrança?
Uma régua de cobrança é um conjunto de ações sequenciais que são realizadas para cobrar de forma eficiente e estruturada as dívidas dos clientes.
Ela funciona como uma espécie de “cronograma” para os contatos de cobrança, determinando exatamente quando, como e o que será comunicado ao cliente inadimplente.
Resumindo, nada mais é do que um conjunto de estratégias e ações, que definem de forma clara o momento e a forma de contato com o cliente inadimplente.
O principal objetivo da régua de cobrança é melhorar a gestão da inadimplência, evitando que as dívidas se acumulem por longos períodos e impactem a saúde financeira da empresa.
E, segundo o presidente da Câmara de Dirigentes Lojistas de São Paulo, quanto mais cedo a cobrança acontece, maior a chance de o cliente quitar sua dívida sem que ela se arraste por meses ou anos.
Então, ela não se limita apenas a definir o momento da cobrança, mas também estabelece as estratégias e a abordagem adotadas em cada etapa do processo.
Como funciona a régua de cobrança?
Essa ferramenta trata-se de uma estratégia composta por etapas definidas no tempo, que podem incluir lembretes simples, notificações formais e, em casos mais graves, a negociação direta.
O modelo mais comum de régua de cobrança segue algumas fases como essas:
- Primeira Fase – Lembrete Amigável: Logo após o vencimento da fatura, a primeira ação é enviar um lembrete amigável, geralmente por e-mail ou SMS. O objetivo aqui é apenas alertar o cliente de que o pagamento está atrasado e que é necessário regularizar a situação.
- Segunda Fase – Notificação Formal: Se o cliente não pagar após o lembrete amigável, a segunda fase começa. Nessa etapa, a comunicação é mais formal e clara, informando que o pagamento está em atraso e que há consequências, como multas ou juros.
- Terceira Fase – Negociação Direta: Caso o pagamento ainda não tenha sido feito, a empresa pode entrar em contato diretamente com o cliente, seja por telefone ou outros meios de comunicação. O objetivo é tentar entender o motivo do não pagamento e buscar uma solução, seja por meio de parcelamento ou um novo prazo.
- Quarta Fase – Ações mais Intensivas: Por fim, se todas as tentativas anteriores falharem, a empresa pode adotar medidas mais severas, como o encaminhamento da dívida para cobrança judicial ou protesto.
Portanto, uma ferramenta como essa, bem definida permite que a empresa tenha um controle mais rigoroso sobre o processo de cobrança, além de reduzir o risco de erros, como cobranças excessivas ou cobranças em momentos inadequados.
A seguir, vamos ver as vantagens do uso dessa ferramenta.
Quais são os benefícios dessa ferramenta de cobrança para o seu negócio?
Agora que você já sabe o que é uma régua de cobrança, provavelmente deve estar se perguntando: “Mas afinal, quais são os reais benefícios dessa ferramenta para o meu negócio?”
A resposta para essa pergunta é simples: quando é bem estruturada, pode transformar a forma como sua empresa lida com inadimplentes. Vejamos alguns dos seus principais benefícios:
1. Organização no Processo de Cobrança
Ao adotar uma régua de cobrança, você garante que cada etapa da cobrança seja feita de forma planejada. Isso significa que você terá um controle preciso sobre quem deve, quanto deve e em que etapa do processo cada cliente está.
O que evita o risco de esquecer de cobrar alguém ou, ao contrário, fazer cobranças repetidas demais para o mesmo cliente.
2. Redução do Tempo de Recebimento
Com um processo de cobrança bem estruturado, a empresa consegue diminuir o tempo necessário para receber o pagamento.
Logo, com os lembretes e notificações feitos no momento certo, é possível que o cliente quite sua dívida de forma mais rápida, evitando que ela se arraste por semanas ou até meses.
3. Melhoria no Relacionamento com o Cliente
Embora pareça contraintuitivo, uma régua de cobrança bem feita pode melhorar o relacionamento com o cliente, e não o contrário.
Ao organizar as cobranças e fazer um acompanhamento adequado, você demonstra que se importa com o cliente, mas também precisa manter a saúde financeira da empresa.
Então, com uma abordagem clara e transparente, as chances de um cliente retornar à empresa para novas compras ou contratações aumentam.
4. Menor Taxa de Inadimplência
Essa solução ajuda a manter um controle mais rigoroso sobre os pagamentos. Ao estabelecer etapas e prazos claros, você tem uma maior chance de evitar que a dívida se acumule e acabe virando uma inadimplência incontrolável.
5. Aumento da Eficiência Operacional
A automatização de boa parte do processo de cobrança, como o envio de e-mails e mensagens de SMS, pode tornar a régua de cobrança ainda mais eficiente.
Programe todos os lembretes e notificações para garantir que nada passe batido e otimize o trabalho da equipe de cobrança, deixando os profissionais mais focados em negociações complexas.
E se você precisa de agilidade e segurança nos meios de cobrança, conte com nossa empresa que entende suas necessidades!
6. Evita Aborrecimentos Legais
Ter uma régua de cobrança bem estruturada também pode evitar complicações legais. Ao seguir um procedimento claro e respeitar os direitos dos consumidores, você evita processos judiciais ou reclamações no PROCON, por exemplo.
Inclusive, segundo o CDC, Código de Defesa do Consumidor, uma cobrança desorganizada, abusiva e/ou agressiva pode trazer aborrecimentos legais para o cobrador, e ainda prejudicar a imagem da empresa quanto o processo legal de recuperação de crédito, tornando o resultado final menos eficiente.
Por isso, ao contrário de cobranças feitas de forma aleatória ou desestruturada, uma solução como essa, bem montada, garante que você tenha um processo organizado, eficiente e, principalmente, que preserve o relacionamento com seus clientes.
A seguir, vamos aprender a montar uma ferramenta como essa!
Régua de cobrança: veja o passo a passo para montar a melhor para seu negócio
Agora que você já sabe dos benefícios de uma régua de cobrança, vamos ao que interessa: como estruturar a melhor régua de cobrança para o seu negócio? Portanto, a montagem de uma régua de cobrança eficaz não depende apenas de um bom conhecimento de prazos, mas também da comunicação adequada com o cliente.
Abaixo, explicamos o passo a passo para criar uma de modo eficaz para sua empresa:
Passo 1: Mapeie o Perfil do Seu Cliente
Antes de começar a montar sua régua de cobrança, é importante entender o perfil dos seus clientes. Alguns podem ser mais pontuais com os pagamentos, enquanto outros podem ser mais propensos a atrasos. Identificar esses padrões ajudará a ajustar o tom e o momento das cobranças.
Passo 2: Defina o Intervalo de Tempo para Cada Etapa
Determine o período de tempo após o vencimento da fatura em que cada ação de cobrança será feita.
Como mencionamos antes, uma régua de cobrança pode ser dividida em várias fases. A primeira fase pode ocorrer logo após o vencimento, enquanto a segunda fase pode ocorrer após 7 ou 10 dias. Quanto mais rápido for o contato, mais chances de recuperar o crédito.
Passo 3: Escolha os Canais de Comunicação
Tente definir também quais canais de comunicação serão usados em cada fase da cobrança. Você pode usar e-mails, SMS, telefonemas ou até mesmo mensagens via aplicativos de mensagem.
Cada canal tem uma eficácia diferente, então é importante escolher o que funciona melhor para o seu público-alvo.
Inclusive, uma rotina bem organizada ajuda na taxa de retenção de clientes do seu negócio.
Passo 4: Adote uma Comunicação Profissional
Em cada etapa da cobrança, seja transparente sobre o que está acontecendo. Deixe claro qual é o valor da dívida, o vencimento original, possíveis juros e a importância de resolver a pendência o quanto antes. Utilize uma comunicação respeitosa, mas firme.
Passo 5: Inclua Soluções de Pagamento Flexíveis
Aproveite as etapas de contato para oferecer opções de pagamento mais acessíveis, como parcelamento ou até descontos para quitação à vista. Isso pode facilitar a resolução da pendência e evitar que a dívida continue se arrastando.
Passo 6: Automatize o Processo
Continuando, utilize ferramentas de automação para enviar lembretes, e-mails e notificações. Isso ajudará a reduzir erros humanos e a garantir que todos os clientes sejam cobrados no momento certo. A automação também diminui o custo operacional, pois a cobrança se torna mais ágil.
Passo 7: Monitore os Resultados
Após implementar a régua de cobrança, é importante monitorar seus resultados. Verifique se os prazos estão sendo cumpridos, se o cliente está respondendo adequadamente e se há melhoria na recuperação dos créditos.
Sendo assim, veja como nossa solução facilita e simplifica as rotinas de cobrança do seu negócio. Nosso sistema garante pagamentos pontuais e eleva a satisfação do cliente!
Abaixo, vamos aprender a fazer a estrutura de um fluxo de comunicação com o cliente.
Como fazer a estruturação de um fluxo de comunicação eficiente para cobrança?
Agora que você já sabe como montar uma régua de cobrança, é essencial garantir que o fluxo de comunicação seja eficiente.
O que envolve como e quando você entra em contato com seus clientes, garantindo que cada mensagem seja recebida no momento certo e de forma clara, veja:
1. Seja Proativo, Não Reativo
Pois bem, ao invés de esperar que o cliente entre em contato com você, seja proativo. Envie lembretes antes mesmo do vencimento da fatura, mostrando que você está atento aos prazos e deseja evitar qualquer inconveniente. Isso ajuda a evitar surpresas e mostra profissionalismo.
2. Evite Ameaças
Saiba que as ameaças de protesto ou ações legais podem afastar clientes. Em vez disso, foque em soluções. Mostre ao cliente que você está aberto ao diálogo e que deseja encontrar uma solução amigável para ambos os lados.
3. Humanize a Comunicação
Embora a cobrança envolva questões financeiras, trate o cliente com empatia. Muitos clientes podem estar passando por dificuldades financeiras, e um atendimento humanizado pode ajudar a resolver a situação de forma mais rápida e eficiente.
4. Ofereça Diversas Formas de Contato
É importante estar disponível para o cliente em múltiplos canais. Se ele preferir resolver a situação via WhatsApp, por exemplo, esteja preparado para atender lá também. Isso facilita a negociação e melhora a experiência do cliente.
Vamos entender melhor o uso da régua de cobrança e recuperação de crédito!
Como essa ferramenta ajuda na recuperação de crédito?
Como sabemos, a recuperação de crédito é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas, especialmente quando se trata de clientes inadimplentes.
Nesse cenário, a régua de cobrança se apresenta como uma ferramenta estratégica fundamental para maximizar as chances de recuperação da dívida, de forma organizada, eficaz e sem prejudicar o relacionamento com o cliente.
Algumas maneiras de como a régua de cobrança pode auxiliar diretamente na recuperação de crédito, veja:
1. Organização e Planejamento das Ações de Cobrança
O uso dessa ferramenta de cobrança define um cronograma preciso para cada contato com o cliente inadimplente.
Em vez de realizar cobranças aleatórias ou sem planejamento, a empresa consegue mapear exatamente quando e como cada cliente será cobrado, com base no prazo do débito e na fase do processo de cobrança.
Com isso, fica mais fácil evitar que a dívida se arraste por períodos longos, aumentando a probabilidade de recebimento antes que o valor se torne um problema maior.
2. Maior Eficiência na Recuperação de Dívidas
Ao automatizar as primeiras etapas da cobrança, como o envio de lembretes por e-mail ou SMS logo após o vencimento, a empresa consegue recuperar créditos de forma mais eficiente, atingindo os clientes rapidamente e minimizando a chance de a dívida crescer ainda mais.
Como as ações são predefinidas e os prazos são estabelecidos com clareza, o processo tende a ser muito mais eficiente do que se fosse feito de maneira manual e desorganizada.
3. Redução do Risco de Inadimplência Prolongada
Da mesma forma, uma das grandes vantagens da régua de cobrança é que ela ajuda a evitar que a inadimplência se prolongue por tempo excessivo.
Quando o cliente é cobrado de forma mais imediata e com um acompanhamento constante, ele tem menos chance de esquecer o débito ou de postergá-lo por muito tempo.
Quanto mais rápido a cobrança for realizada, maiores as chances de resolução amigável, evitando que a dívida se torne impagável ou seja encaminhada para um processo judicial.
4. Preservação do Relacionamento com o Cliente
Embora a cobrança tenha o objetivo de recuperar o crédito, a forma como você a realiza também é importante.
A régua de cobrança permite que a empresa adote uma abordagem mais flexível e menos agressiva, garantindo que o cliente não se sinta pressionado ou desrespeitado.
Enfim, o que facilita o pagamento da dívida, principalmente quando o cliente tem dificuldades financeiras temporárias, e ajuda a manter a relação comercial saudável para futuras transações.
5. Acompanhamento de Resultados e Ajustes na Estratégia
Uma ferramenta como essa bem estruturada possibilita que a empresa monitore os resultados das ações de cobrança. Se uma abordagem não for eficaz, é possível ajustar o processo para melhorar os resultados.
O que garante que a empresa esteja constantemente aprimorando sua estratégia de recuperação de crédito, sempre em busca da forma mais eficiente de resgatar os valores devidos.
O uso dessa solução de cobrança cria um processo bem definido e escalonado, que permite que a empresa recupere seu crédito com mais assertividade e eficiência.
Portanto, com um processo bem definido, comunicação eficiente e a escolha de estratégias adequadas, você terá muito mais chances de recuperar o crédito de forma rápida e sem desgastes.
Conclusão
Enfim, montar uma régua de cobrança eficiente e estruturada é uma das melhores maneiras de garantir que sua empresa mantenha o fluxo de caixa saudável, ao mesmo tempo, preserva os bons relacionamentos com os clientes.
Se você precisa de agilidade, eficiência e segurança nos meios de cobrança, conte com nossa empresa que entende suas necessidades!
Aprenda como nossa solução facilita e simplifica as rotinas do seu negócio. Nossa ferramenta garante pagamentos pontuais e eleva a satisfação do cliente!
