A conciliação financeira é um processo essencial para o controle financeiro de uma empresa. Afinal, sem uma rotina de conferência de dados financeiros e contábeis, um negócio corre risco de ter prejuízos financeiros e até prejudicar seu planejamento a longo prazo.

No varejo, essa necessidade é ainda maior. Afinal, a variedade de formas de pagamento no mercado pode tornar as operações financeiras mais suscetíveis a falhas de vários tipos.

Neste artigo, vamos explicar o que é conciliação financeira, quais são seus tipos e suas vantagens.

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira é um processo implementado para verificar o fluxo de caixa de uma empresa, comparando registros como dados bancários e contábeis e documentos internos.

Em suma, trata-se de uma verificação de dados destinada a apontar possíveis erros ao longo de todo o processo, que começa quando o cliente da empresa efetua o pagamento, independentemente do método utilizado, e termina quando o dinheiro é depositado na conta.

Esse processo pode ser feito de duas maneiras:

• Manualmente: geralmente feito usando uma ferramenta como Excel ou Google Drive, pode ser eficaz para empresas menores com pouca variedade de métodos de pagamento
• Automatizado: feito por um software de gestão empresarial, pode evitar erros humanos e realizar análises aprofundadas.

A partir da rotina de conciliação, a empresa pode saber se houve um erro cadastral, um imprevisto de dívida ou até mesmo se foi vítima de fraude.

Principais tipos de conciliação financeira

A reconciliação financeira é dividida em vários tipos, dependendo da origem dos dados controlados. Continue lendo para descobrir mais:

Extrato bancário

É uma comparação entre os valores que constam no extrato da conta bancária da empresa e as informações contábeis constantes na documentação interna. O objetivo é garantir que os registros de entrada e saída do negócio coincidam com as transações bancárias.

Conciliação contábil

Essa conciliação é utilizada para verificar informações relacionadas à contabilidade da empresa em determinado período. Isso inclui dados de saída, como custos e salários de fornecedores, e dados de entrada, como contas a receber. Esse processo é necessário para que a empresa apresente seu balanço patrimonial, documento obrigatório para as empresas que não optaram pelo Simples Nacional.

Reconciliação de ativos

Trata-se da verificação dos dados da conta patrimonial, ou seja, listas de bens e direitos da empresa, que podem ser convertidos em dinheiro. As informações são comparadas entre os registros lançados na contabilidade e suas movimentações.

Liquidação de impostos

A conciliação fiscal é uma verificação dos documentos fiscais da empresa, ou seja, extratos emitidos durante operações realizadas com outras empresas, pessoas físicas ou autoridades públicas. O objetivo é verificar se os registros fiscais foram registrados corretamente e, assim, evitar erros que possam afetar as obrigações fiscais da empresa.

Reconciliação de cartão

Trata-se de um levantamento dos dados disponibilizados pelas operadoras de cartões de crédito e débito sobre os resultados de vendas da empresa. Por isso também é chamada de conciliação de recebíveis. A verificação é feita comparando essas informações com três tipos de dados:

• Volume de vendas processado
• Recibos, menos taxas
• Extrato de conta bancária (em conciliação bancária específica para esse fim).
• Conciliação de pagamentos

Este processo compara os passivos de uma empresa, ou seja, valores devidos a funcionários, clientes ou fornecedores.

Ao mesmo tempo em que ajuda a negociar termos e condições, o principal objetivo do processo é evitar irregularidades antes que esses pagamentos sejam feitos.

Como fazer conciliação financeira?

Embora existam muitas fontes diferentes de dados a serem revisados, a reconciliação financeira depende de algumas etapas básicas. Abaixo está um resumo de como fazer isso.

Rastreie e libere

Para analisar todas as entradas e saídas de uma empresa, é necessário acompanhar o fluxo de caixa. Portanto, acompanhe todas as movimentações da empresa, como:

• Recebimento de valores de vendas
• Pagamento de impostos e taxas bancárias
• Compras de matérias-primas
• Pagamento por serviços

Pagamento de salários e comissões.

Os dados são inseridos manualmente ou automaticamente, dependendo do tipo de reconciliação a ser realizada. No primeiro caso, possíveis erros no processo podem ser evitados inserindo corretamente os dados de cada movimento.

Validação

Esta é a fase onde ocorre a reconciliação propriamente dita: a validação dos dados. Em outras palavras: comparação necessária de acordo com o tipo de reconciliação que você está fazendo. Por exemplo, durante a conciliação bancária, valide os dados dessas movimentações com extratos de conta – sempre levando em consideração os dados corretos. Se a conciliação for fiscal, compare esses dados com os documentos bancários referentes a cada movimentação financeira e assim sucessivamente.

Investigação e remediação

Idealmente, todos os dados foram verificados e nenhuma discrepância foi encontrada. No entanto, existem muitos fatores que podem criar ruído em sua conferência e apontar para problemas que precisam ser resolvidos. Portanto, se algum dado não corresponder, a primeira ação a ser tomada é descobrir qual foi a causa.

Se o erro for causado pelas operações da empresa, o processo de correção é mais fácil. Em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com seu banco para informá-lo sobre o caso e, possivelmente, solicitar a correção dos valores cobrados indevidamente.

Qual a importância da conciliação financeira?

A conciliação é essencial para manter a saúde financeira de qualquer empresa. Com aceitação regular, garante à empresa maior transparência dos fluxos financeiros.

Quando um gestor de negócios define metas e estratégias, elas devem se basear nos dados da empresa. Se esses dados estiverem incorretos, todo o planejamento fica comprometido. Problemas que podem ser evitados ou remediados por uma prática recorrente de conciliação financeira incluem:

• Falhas na gestão da sua empresa, como erros de digitação ou perda de documentos
• Perdas por erro bancário
• Falta de previsão de qualquer alíquota, tributo, transação ou aplicação automática
• Irregularidades nos honorários do adquirente
• Golpes.

Outra forma de evitar discrepâncias nas finanças da sua empresa é ter uma plataforma de faturação avançada.